プライバシーポリシー

本サービスの運営者（以下「運営者」といいます。）は、問い合わせ対応システム「Xinwu」（以下「本サービス」といいます。）において取り扱う個人情報を、次のとおり取り扱います。本ポリシーの「本サービスの運営者」は、本サービスを提供する事業者を指します。正式な商号、住所、問い合わせ窓口は、運営者がこの本文を編集して記載してください。

1. 取得する情報

運営者は、本サービスの提供に必要な範囲で、次の情報を取得します。

• アカウント情報（氏名、メールアドレス、パスワード、所属、権限）
• 問い合わせ内容（Webフォーム、メール、チケット本文、添付ファイル、社内メモ）
• 音声・電話に関する情報（発信者番号、着信番号、通話履歴、ボイスメール、ブラウザ電話の通話）
• QRコードや公開URLから行われた問い合わせの内容、および接続に必要な技術情報
• ライブチャットおよびFAQチャットボットの会話内容
• AIアシストに入力された文章、および回答の生成に用いた問い合わせ内容
• 利用状況（アクセス日時、IPアドレス、ブラウザの種類、ログイン状態を維持するためのCookie）

2. 利用目的

取得した情報は、次の目的で利用します。

• 問い合わせの受付、チケット管理、担当者への割り当て、回答の送信
• メール、Web、音声、チャットによる連絡
• FAQの検索、チャットボットによる一次回答、スタッフ向けのAIアシスト
• 本人確認、アカウント管理、不正利用の防止
• 本サービスの維持、障害対応、品質改善
• 法令に基づく対応

3. 外部サービスへの提供

運営者は、次の場合に、必要な範囲で情報を外部の事業者へ預けることがあります。

• メールの送受信、電話・音声の接続、サーバーの運用を委託する場合
• AIアシストまたはチャットボットが、入力された文章を外部のAIサービスへ送信して回答を作る場合
• 法令に基づく場合、または人の生命・身体・財産の保護のために必要である場合

AI機能は、登録されたFAQや入力された問い合わせの範囲で回答を作る補助です。運営者は、法令が認める場合を除き、取得した個人情報を第三者へ販売しません。

4. 保管

運営者は、利用目的の達成に必要な期間、または法令で保管が求められる期間、情報を保管します。不要になった情報は、遅滞なく削除または匿名化します。

5. 安全管理

運営者は、アクセス権限の区分、通信の暗号化、その他合理的な措置により、情報の漏えい、滅失、毀損を防ぎます。

6. 開示・訂正・削除

ご本人は、運営者が保管する自己の個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止を求めることができます。請求は、本ページに記載する運営者の窓口までご連絡ください。

7. Cookie

本サービスは、ログイン状態の維持およびセキュリティのためにCookieを使用します。ブラウザの設定でCookieを拒否できますが、その場合、本サービスの一部が利用できなくなることがあります。

8. 改定

運営者は、法令の改正または本サービスの変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定後の内容は、本ページに掲載した時点から適用します。

運営者

本サービスの運営者

お問い合わせ先: （会社名・住所・メールアドレスを、管理画面のこの本文に記載してください）

この文書は、Xinwuの一般的な機能を前提にしたひな形です。法律上の助言ではありません。公開前に、運営者の責任で内容を確認してください。